Home Office e Voip: como a tecnologia ajuda na produtividade da equipe

O trabalho em casa vem crescendo durante a pandemia de Covid-19 e a expectativa é que ele continue em alta mesmo após o período de quarentena. Por isso, precisamos falar sobre o quanto home office e Voip estão diretamente relacionados.

Este assunto é importante porque sabemos que muitas empresas têm tido dificuldades técnicas para estabelecer uma boa comunicação com a equipe e também com os clientes. Escritórios que antes funcionavam com a telefonia fixa, por exemplo, são os que mais precisam se adaptar, já que agora todos estão trabalhando à distância.

Por isso, neste post você vai saber como o Voip ajuda a manter a produtividade da sua equipe e o atendimento ao cliente com o melhor custo-benefício do mercado.

O que é a tecnologia Voip?

Voip significa Voice Over Internet Protocol e nada mais é do que a tecnologia que permite fazer e receber chamadas (em áudio ou em vídeo) por meio da internet, sem necessidade de linha fixa de telefone.

Ou seja, com o Voip, você pode ligar para seus clientes, colaboradores e fornecedores utilizando dispositivos que tenham acesso a internet – como computadores de mesa, notebooks, tablets e smartphones. A grande vantagem é que as tarifas custam bem menos em relação a planos móveis de telefone.

Home office e Voip: as vantagens

1. O Voip utiliza o número fixo que você já tem

Com a portabilidade do número fixo da sua empresa para o Voip, fica bem mais fácil continuar atendendo aos clientes mesmo em home office.

Na prática, no Voip é possível direcionar as ligações para outros dispositivos, sem precisar contratar uma nova linha ou solicitar a mudança de endereço. Simples e prático.

2. O Voip ajuda no gerenciamento da produtividade da equipe

Como tudo é feito pela internet, home office e Voip são parceiros da produtividade. Isso porque o histórico das chamadas realizadas pelas equipes podem ser monitoradas à distância, já que ficam em nuvem.

Isso é essencial principalmente para empresas que lidam com uma equipe grande de vendas, marketing e SAC.

3. O Voip reduz os gastos de comunicação

Os custos das tarifas Voip podem ser até 60% menores em comparação à telefonia fixa e móvel. Isso realmente faz a diferença no home office – e fora dele também.

Além disso, a estrutura de trabalho é reduzida, já que não é necessário instalar fios, equipamentos físicos, etc. Os colaboradores recebem e fazem chamadas dos dispositivos que a empresa já forneceu a eles para o trabalho em home office.

Home office e Voip: exemplos de recursos

Já falamos sobre algumas vantagens da parceria entre home office e Voip. Agora vamos citar alguns exemplos de recursos profissionais que essa tecnologia oferece:

1. URA

A Unidade de Resposta Audível (URA) nada mais é do que aquele menu automático de atendimento. Ou seja, é aquele atendimento virtual que oferece opções ao cliente para que ele seja atendido pelo departamento certo.

Isso facilita muito o trabalho remoto, já que muitas demandas podem ser resolvidas pela URA, aumentando a produtividade da equipe e a experiência de atendimento ao cliente.

2. Transbordo de chamadas

Se o ramal principal da empresa estiver ocupado, a ligação é transferida automaticamente a outro ramal, evitando que a pessoa fique sem atendimento.

3. Correio de voz e mensagem personalizada

O recurso do correio de voz é fundamental para home office. Se, por exemplo, os colaboradores receberem ligações fora do horário do expediente, o correio de voz é acionado com uma mensagem personalizada.

Além disso, as gravações podem ser direcionadas diretamente a um e-mail específico, facilitando a retomada do atendimento o mais rápido possível.

4. Número virtual e número 0800

O número virtual é perfeito para home office, pois trata-se de um número de telefone fixo que é vinculado ao Voip e que faz alusão a uma determinada cidade ou Estado, sem que exista uma linha no local.

Ou seja, se a sua empresa está em Belo Horizonte (DDD 31) e você tem clientes e colaboradores em São Paulo (DDD 11), basta adquirir um número virtual com o DDD paulista para que as chamadas sejam feitas a um custo de ligação local.

Essa é mais uma vantagem entre home office e Voip, já que os colaboradores podem estar espalhados por várias localidades de DDDs diferentes, mas comunicando-se ao custo de chamadas locais.

Além disso, também é possível adquirir um número 0800 Voip, que fornece um verdadeiro atendimento ao cliente mesmo os colaboradores estando à distância.